Si vous devez extraire des données et traiter des centaines de PDF, vous serez peut-être intéressé de savoir que vous pouvez facilement utiliser la puissance de l’intelligence artificielle sous la forme de ChatGPT avec des systèmes d’automatisation tels que Zapier. Ceci est particulièrement utile pour des tâches telles que l’automatisation du traitement des factures, un aspect traditionnellement chronophage de la gestion des finances personnelles et professionnelles.
Si vous avez des PDF que vous aimeriez traiter, analyser et dont vous aimeriez extraire des données, vous serez heureux d’apprendre que Corbin AI a créé un tutoriel utile. Il explique comment automatiser l’extraction de données PDF directement dans les feuilles Google à l’aide de Zapier et du service ou de l’API ChatGPT d’OpenAI.
Les méthodes traditionnelles d’extraction de données impliquent souvent un effort manuel, mais sont également sujettes aux erreurs humaines. L’IA peut automatiser ce processus, réduisant considérablement le temps nécessaire pour trier, lire et interpréter les documents. Cela est particulièrement important dans les entreprises, où de gros volumes de données doivent souvent être traités dans des formats tels que les factures, les contrats ou les rapports.
Automatiser l’analyse des PDF et l’extraction des données avec ChatGPT
Dans une configuration typique, un dossier Google Drive similaire pourrait être utilisé comme point de stockage pour les factures PDF entrantes. Zapier peut surveiller ce dossier pour les nouveaux ajouts, en déclenchant un « Zap » lorsqu’un nouveau PDF est téléchargé. Ce déclencheur initie une séquence d’actions, comme par exemple la conversion du PDF au format Google Doc ou l’extraction de données en fonction de vos besoins et de votre flux de travail. Cette conversion est essentielle car elle permet d’accéder plus facilement aux données textuelles sous-jacentes du document, une condition préalable pour que ChatGPT puisse effectuer toute sorte d’analyse ou d’extraction de données.
Une fois que le document est au format Google Doc, un bloc de code peut être utilisé pour extraire les données nécessaires. C’est là que ChatGPT entre en jeu. Les données extraites sont transmises à ChatGPT pour être formatées, ce qui permet de s’assurer que les détails de la facture sont conformes à un format spécifique. On peut, par exemple, demander au modèle d’IA d’identifier et de classer les différents postes, de faire la somme des totaux ou même d’appliquer des règles de formatage spécifiques qui rendent les données plus faciles à interpréter ou à analyser.
Décomposer les données en plus petits morceaux
L’étape suivante consiste à décomposer les données formatées en leurs éléments constitutifs, généralement au moyen d’un bloc de formatage dans Zapier. Les données sont ainsi préparées pour être introduites dans une feuille de calcul Google Sheets, ce qui permet d’automatiser ce qui serait autrement une tâche de saisie manuelle. Une nouvelle ligne dans la feuille de calcul peut être automatiquement créée, et les données ventilées renseignées dans les champs respectifs.
Une automatisation qui fait gagner du temps
Le gain de temps est l’un des avantages les plus évidents. Par exemple, un analyste financier qui passerait des heures à extraire manuellement des données de rapports trimestriels peut se concentrer sur des tâches de plus haut niveau telles que l’analyse et l’interprétation de données, apportant ainsi une plus grande valeur ajoutée à son organisation. Le processus automatisé garantit également que les données sont formatées de manière cohérente, réduisant ainsi le risque d’erreurs qui pourraient survenir lors de l’extraction manuelle. Ce niveau de précision est crucial dans de nombreux contextes, tels que les soins de santé ou les affaires juridiques, où une petite erreur peut avoir des conséquences importantes.
Amélioration de la précision
L’amélioration du flux de travail est un autre avantage majeur. L’automatisation du processus d’extraction signifie que les données peuvent passer d’une étape à l’autre d’un flux de travail sans nécessiter d’intervention humaine. Par exemple, les détails d’une facture peuvent être automatiquement extraits et introduits dans un logiciel de comptabilité, ce qui déclenche des actions automatisées ultérieures telles que des paiements ou des notifications. Ce flux de travail rationalisé réduit les goulets d’étranglement et garantit que les tâches sont accomplies en temps voulu.
Flux de travail personnel
Dans un cadre personnel, l’automatisation peut faciliter des tâches telles que l’établissement d’un budget ou la préparation d’une déclaration d’impôts, en éliminant le côté fastidieux du tri de divers documents financiers. En libérant du temps et de l’énergie mentale, les individus et les entreprises peuvent se concentrer davantage sur les activités stratégiques, en encourageant l’innovation et en stimulant la croissance. Ainsi, l’intégration de l’IA dans la lecture et l’extraction des données des PDF constitue un outil puissant pour améliorer la productivité et optimiser les flux de travail.
La véritable puissance de cette approche réside dans son évolutivité et son potentiel d’automatisation. En intégrant un logiciel de facturation ou d’autres applications directement avec Zapier ou en utilisant la documentation de l’API, l’ensemble du flux de travail – de la réception de la facture à la saisie des données – peut être entièrement automatisé, épargnant aux humains la pénibilité et minimisant les erreurs. Étant donné que ce processus fait partie d’une série plus large sur l’exploitation de ChatGPT, Zapier et l’automatisation de la manipulation des PDF, il constitue une solution solide pour l’automatisation des tâches qui nécessitent l’extraction de données et un formatage intelligent.
Lire plus Guide:
- Extraire des données de PDF vers des feuilles de calcul à l’aide de l’IA et de Zapier
- Les automatismes Zapier AI prennent désormais en charge les applications Microsoft 365
- Comment utiliser ChatGPT Vision pour lire et comprendre les images dans les automatismes Zapier ?
- Les automatismes Zapier ChatGPT pour booster votre productivité
- Connectez les GPT avec Zapier pour améliorer votre flux de travail de productivité.
- Comment combiner l’API de l’assistant OpenAI et Zapier pour des automatisations sans code ?
